Dokumentasi Museum di Era Digital: Pelajaran dari Sepinya Pengunjung Saat Pandemi

Liputan6.com, Jakarta - Pada 2023 lalu, publik dikejutkan oleh kebakaran yang menimpa Museum Nasional di Jakarta. Koleksi-koleksi penting yang merekam jejak sejarah dan kebudayaan bangsa rusak dan hilang. Kejadian ini bukan cuma soal benda-benda yang rusak atau hilang, tapi juga menunjukkan kalau cara museum menyimpan data koleksi masih banyak kekurangannya.

Kebanyakan informasi artefak masih disimpan secara manual, belum didigitalisasi, dan belum bisa diakses oleh masyarakat luas. Ketika museum tidak bisa dikunjungi langsung, museum jadi terasa seperti tidak ada.

Di sinilah pentingnya dokumentasi, untuk menjaga memori, membuka akses pengetahuan untuk semua orang, dan jadi langkah antisipasi kalau terjadi kerusakan atau bencana. Kasus Museum Nasional menjadi pengingat nyata bahwa dokumentasi bukan pelengkap, tapi kebutuhan utama di era digital.

Telah diselenggarakan acara seminar dan peluncuran Indonesian Museums Documentation Project, Kamis, 17 Juli 2025, yang diadakan di Museum Nasional. Karen Karyadi, seorang Associate Editor, AATA, Getty Conservation Institute, menjadi pembicara di seminar ini. Karen menjelaskan mengenai pentingnya dokumentasi museum dan materi lain yang telah ia sampaikan.

Karen menjelaskan bahwa dokumentasi museum, menurut Statement of Principles of Museum Documentation dari CIDOC (Komite Internasional untuk Dokumentasi), adalah tentang bagaimana informasi mengenai benda-benda koleksi museum dikembangkan dan digunakan. Dokumentasi ini juga mencakup berbagai prosedur yang membantu dalam mengelola koleksi tersebut. 

Jadi, dokumentasi museum berisi informasi tentang koleksi yang dimiliki, serta proses untuk membuat dan mengelola informasi tersebut. Informasi ini idealnya disimpan dalam bentuk tulisan atau digital di dalam sistem dokumentasi museum, dan bisa diakses oleh peneliti maupun masyarakat umum.

Ia juga menjelaskan bahwa setiap museum sebaiknya memiliki database bernama TMS (The Museum Systems). Di dalamnya, staf museum akan mengisi informasi dan dokumentasi tentang setiap koleksi.

Setelah datanya lengkap, sistem ini bisa dibagi menjadi dua bagian: bagian belakang yang hanya bisa diakses oleh staf, dan bagian depan yang bisa diakses oleh publik melalui website resmi museum. Dengan begitu, masyarakat bisa melihat koleksi museum secara daring dan dapat dikunjungi kapan saja.

Dalam materinya, Karen menekankan bahwa dokumentasi museum itu penting. Pertama, dokumentasi membantu museum mencatat dan mengidentifikasi setiap koleksi, termasuk lokasi dan detail penting lainnya. Ini berguna agar semua koleksi tercatat dengan jelas dan bisa dipertanggungjawabkan.

Kedua, dokumentasi juga berguna untuk menjaga keamanan koleksi. Dengan data yang lengkap, museum bisa tahu kondisi dan letak setiap benda. Kalau terjadi pencurian atau bencana, dokumentasi ini bisa dijadikan bukti kepemilikan dan membantu melacak koleksi yang hilang. Foto dan catatan yang rapi membuat semuanya lebih mudah dikontrol.

Alasan ketiga, dokumentasi bisa menunjukkan “sejarah” suatu koleksi di museum. Data ini berisi informasi penting. Seperti siapa pemiliknya dulu, bagaimana cara pembuatannya, dari mana asalnya, misalnya seperti yang Karen katakan, "Batik Cirebon yang memang berasal dari Cirebon", lalu bagaimana benda itu digunakan, dan bagaimana nilainya dijaga dalam jangka panjang.

Terakhir, alasan keempat yaitu dokumentasi museum membantu publik agar dapat mengakses koleksi, baik secara fisik maupun lewat daring atau website.

Menurut Karen, ini adalah alasan yang juga sangat penting. Karena, orang yang tinggal di Jakarta mungkin bisa datang langsung ke Museum Nasional. Tapi bagi mereka yang tinggal di luar Jakarta, akses mereka sulit. Untuk itu, museum perlu menyediakan akses fisik (seperti kunjungan langsung) dan juga akses daring (misalnya lewat media digital atau website).

Setelah membahas pentingnya dokumentasi museum, sekarang kita lihat bagaimana kondisi baru Museum Nasional Indonesia setelah kebakaran pada tahun 2023. Saat museum dibuka kembali, antrean panjang terlihat di pintu masuk Museum Nasional yang berada di Jalan Merdeka Barat, Jakarta Pusat, pada Kamis, 17 Oktober 2024.

Pengunjung dari berbagai usia tampak antusias untuk kembali melihat koleksi-koleksi bersejarah. Museum yang sudah berdiri hampir 250 tahun ini akhirnya dibuka lagi untuk umum sejak 15 Oktober 2024. Taman Arca masih menjadi tempat favorit para pengunjung.

Di sisi kanan dan kiri taman, ada banyak koleksi yang bisa dinikmati. Di bagian selatan, pengunjung bisa melihat koleksi dari Mataram Kuno abad ke-8 dan 9, sementara di bagian utara ada koleksi dari Kerajaan Majapahit abad ke-10 hingga 15. Semua koleksi dilengkapi dengan informasi latar belakang dan nama, sehingga pengunjung lebih mudah memahami isinya.